Iniziare sistemare i ritagli per data . Questo è molto utile perché il giornale il ritaglio era venuto da può essere guardata in riferimento al ritaglio specifico , nel caso in cui determinate informazioni è stato perso o perso . Separare i ritagli entro l'anno e poi per mese e giorno .
Volta li organizzati per data , alfabetizzare gli articoli dalla prima lettera del titolo, o da una parola chiave nel titolo . Ad esempio, se il titolo recita " Albergo chiuso dopo l'incendio ", allora si dovrebbe metterlo sotto " H" per l'hotel o "F" per il fuoco . La parola che vi farà ricordare dove trovare l'articolo più veloce è quello che si dovrebbe usare.
Un altro metodo è del tutto per categorizzare i ritagli per occasione . Se si raccolgono annunci di nascita e annunci di matrimonio , per esempio , classificare i ritagli per titolo . Archiviare i documenti per categoria di nascita , categoria di nozze , e poi entro la data .
File in modo sicuro
Per proteggere i delicati ritagli di carta dagli elementi della natura , acqua e parassiti , in particolare , si dovrebbe metterli in cartelle alcalino acido libero e in un contenitore di plastica sigillato . Il alcalino all'interno della cartella scongiurare alcuni inquinanti da tutto ciò che emana calore , compresi i sistemi di scarico . Ogni cartella dovrebbe rappresentare sia la data , categoria o lettera dell'alfabeto articolo è posto sotto . Con tutti i ritagli messi in file e ordinati correttamente, posizionare le cartelle nel contenitore robusto .
Utilizzare un contenitore di plastica che viene fornito con un coperchio che si preme e si blocca saldamente . Non usare coperchi che hanno lo scopo di interblocco con l'altro perché non sigillano l'umidità . Utilizzare un contenitore che ha un coperchio rimovibile che può essere pressato in posizione.
Tenere il contenitore in un luogo buio e asciutto che rimane al di sotto di 72 gradi F. L'umidità non dovrebbe andare oltre il 35 per cento o la carta può sviluppare macchie brune conosciute come foxing , così come la muffa .